Vous avez décidé de faire du tri ? Votre étagère ou votre cabinet déborde de paperasse, et vous ressentez le besoin de faire de la place ?

Cet article est là pour vous guider à travers les règles de conservation des documents importants, qu’ils soient comptables ou médicaux.

Changements récents pour les documents comptables

Jusqu’à récemment, il était obligatoire de conserver les documents comptables pendant 7 ans. Cependant, une nouvelle législation, la loi du 20 novembre 2022 (publiée au Moniteur belge le 30 novembre 2022), a modifié cette règle. Désormais, ces documents doivent être conservés pendant 10 ans.

Cela signifie que les documents comptables, y compris les attestations, doivent être gardés pendant dix exercices comptables suivant la période imposable à laquelle ils se rapportent. Ce changement s’applique à partir de l’exercice comptable de 2022 (année d’imposition 2023). Concrètement, en 2023, vous pouvez donc vous débarrasser des documents datant de 2015 et des années précédentes.

Exceptions à connaître

Il existe quelques exceptions notables à cette règle :

• Investissements : Les factures relatives aux investissements amortissables doivent être conservées pendant 7 ou 10 ans après la dernière année d’amortissement.
• Immobilier : Les documents relatifs à des biens immobiliers pour lesquels vous avez récupéré la TVA doivent être gardés pendant 15 ou 25 ans.
• Pertes fiscales reportées : Si votre société déduit des pertes fiscales reportées, la comptabilité de l’année où ces pertes se sont produites doit être conservée indéfiniment. En cas de contrôle fiscal, il est crucial de pouvoir justifier ces pertes, même si elles datent de plusieurs années (selon un arrêt de la Cour de cassation du 18 octobre 2007).

Conservation des dossiers médicaux

La gestion des dossiers médicaux est soumise à des règles encore plus strictes. Selon la loi du 1er juillet 2022 sur la qualité des soins, les dossiers médicaux doivent être conservés pendant 30 ans après le dernier contact avec le patient. Ces dossiers doivent être protégés, en respectant le secret professionnel.

Une fois ce délai de 30 ans écoulé, il est possible de détruire les dossiers, mais cela doit se faire de manière sécurisée et en garantissant la confidentialité. Les dossiers médicaux peuvent également être numérisés et conservés sous forme électronique. Une fois cette numérisation effectuée, la version papier peut être détruite de manière sécurisée.

Conclusion

Faire du tri dans ses documents peut paraître fastidieux, mais respecter les durées légales de conservation est indispensable. Que ce soit pour des raisons comptables ou médicales, vous devez veiller à bien conserver certains documents pendant plusieurs années afin de vous protéger en cas de contrôle ou de litige.